De 10 personnes à 3 : comment A1 a géré un événement de 1 500 participants sans tableurs

La plupart des études de cas consacrées aux logiciels opposent la situation d’un client à un « avant » idéalisé. Celle-ci compare deux éditions du même événement. En 2024, A1, agence de gestion des voyages, a assuré la logistique de quelque 1 500 participants à l’un des plus grands événements marketing du Brésil, entièrement sur tableurs. En 2025, l’événement est revenu, à la même échelle, et A1 l’a géré sur Pypo. Même client, mêmes mois de préparation, mais une tout autre dernière semaine.

Neuf mois, quatre tableurs en parallèle

Le projet 2024 n’a pas commencé en novembre, mais en février, à l’ouverture du budget. Les contingents de chambres dans trois hôtels ont été réservés en mars. L’émission des billets d’avion a démarré en août. L’événement s’est tenu en novembre.

Soit neuf mois de budget évolutif : des devis reçus, des prestations validées, des montants qui changent, et un tableur à actualiser à chaque mouvement. À côté, la liste des participants, le fichier des vols, la rooming list et le planning des transferts. Chacun était juste dans son périmètre. Aucun ne communiquait avec les autres.

Le travail ne se limitait pas à la saisie : il fallait rapprocher les informations. Chaque modification dans un fichier obligeait à reprendre les trois autres. Seule la vigilance d’une personne assurait leur cohérence.

Budget, participants, vols, répartition des chambres, affectation des transferts : selon A1, tout faire tenir relevait de l’équilibrisme. Au moindre décalage, le chiffre communiqué la veille n’était plus valable.

Les échanges avec le client passaient par WhatsApp et par courriel. Décisions et validations restaient dans les conversations, au lieu d’être rattachées aux fichiers concernés.

La dernière semaine : dix personnes, des milliers de vols

Le projet s’étalant sur plusieurs mois, l’équipe A1 variait : quelques personnes pendant de longues périodes, puis des renforts à l’approche des échéances. Dans les semaines précédant l’événement, elle a atteint dix personnes.

Dix personnes pour reconfirmer des milliers de vols. Dix personnes pour vérifier, nom par nom, qu’aucun participant n’allait arriver sans chambre ni transfert prévu. Ce contrôle doit être exhaustif : une défaillance ne se traduit pas par un message d’erreur à l’écran, mais par une personne seule dans un aéroport à minuit.

L’événement a été bien exécuté. Il a aussi été épuisant, et cette fatigue ne venait pas de l’événement lui-même, mais des tableurs qui soutenaient toute l’opération.

2025 : le même événement, toutes les informations reliées

En 2025, l’événement a été reconduit. Mêmes mois de préparation, même cycle budgétaire, même période d’émission des billets, mêmes contrôles. La différence : tout était relié dans Pypo.

Le budget s’actualise automatiquement. Chaque prestation approuvée alimente directement le budget. Le montant affiché reflète donc la dernière validation, et non la dernière mise à jour manuelle d’une cellule.

Les prestations de voyage sont rattachées aux personnes. Un vol, une chambre et un transfert ne sont plus des lignes dans trois fichiers distincts : ils sont associés au participant concerné. Une prestation manquante devient immédiatement visible, au lieu d’être découverte lors d’un rapprochement manuel la dernière semaine.

Les vols sont suivis en temps réel. Le suivi des vols a transformé la gestion des transferts : lorsqu’un vol d’arrivée est décalé, le transfert associé s’adapte, avant qu’un participant ne se retrouve à attendre devant le terminal.

Trois personnes au pic d’activité

Au plus fort des opérations en 2025, trois personnes d’A1 étaient mobilisées sur l’événement. Les sept autres n’étaient pas inoccupées : elles géraient d’autres événements. C’est là que réside l’intérêt économique : assurer la même prestation en immobilisant beaucoup moins de ressources dans les rapprochements de fichiers.

« Notre comparaison de productivité la plus parlante avec Pypo porte sur un événement d’environ 1 500 participants. En 2024, dix personnes de notre équipe ont travaillé toute la semaine précédant l’événement pour tout maîtriser sur tableurs. En 2025, nous avons géré le même événement à trois avec Pypo. Le gain de maîtrise et de productivité est remarquable. »

Daniela Mazzochi — Directrice des opérations, a1.com.vc

Pour A1, la deuxième édition s’est déroulée sans cette inquiétude permanente : plus de sueurs froides à l’idée d’un chiffre périmé, ni de crainte qu’un élément se soit perdu dans l’enchevêtrement des tableurs.

Ce qui a réellement changé

L’événement n’était pas devenu plus simple. Toujours 1 500 participants, trois hôtels, neuf mois de préparation et des milliers de segments de vol. Ce qui avait changé, c’était l’emplacement de l’information de référence.

Sur tableurs, elle était répartie entre quatre fichiers et la mémoire d’une personne sachant lequel était à jour. Dans Pypo, elle est centralisée et s’actualise au fil des opérations. L’écart entre dix personnes et trois correspond au travail de rapprochement dont on n’a plus à supporter le coût.

À retenir

• A1, agence de gestion des voyages, a assuré deux fois la logistique de quelque 1 500 participants à l’un des plus grands événements marketing du Brésil : sur tableurs en 2024, sur Pypo en 2025. Même événement, même ampleur, deux modes opératoires.
• Le projet dure environ neuf mois : ouverture du budget en février, contingents dans trois hôtels dès mars, émission des billets à partir d’août, événement en novembre.
• En 2024, les rapprochements entre budget, participants, vols, hébergement et transferts créaient des reprises constantes. Dix personnes étaient mobilisées la dernière semaine pour reconfirmer des milliers de vols et vérifier, participant par participant, qu’aucune chambre ni aucun transfert d’arrivée ne manquait.
• En 2025, chaque prestation approuvée actualisait automatiquement le budget, toutes les prestations étaient rattachées à leur participant et le suivi des vols en temps réel guidait les décisions de transfert.
• L’équipe a culminé à trois personnes en 2025, libérant les sept autres pour d’autres événements : un gain de productivité que la directrice des opérations d’A1 qualifie de remarquable.

Publié avec l’autorisation d’A1. Le client final et l’événement ne sont pas nommés.