Uma Nova Regra de Subvenções Federais dos EUA Vai Restringir Quem Pode Participar de Conferências?

Todo organizador de conferências que trabalha com agências governamentais, universidades de pesquisa ou sociedades profissionais sempre contou com uma suposição silenciosa: se uma subvenção cobre a viagem e a conferência é relevante para o trabalho financiado, a inscrição e a passagem aérea são reembolsadas sem grandes entraves. Em 29 de maio de 2026, o Escritório de Administração e Orçamento (OMB) da Casa Branca propôs eliminar essa suposição — e, dentro de uma reescrita das normas que regem as subvenções federais, há uma disposição que pode determinar quais dos seus inscritos financiados por subvenções realmente comparecerão.

Uma Ampla Reescrita de Como as Subvenções Federais Pagam Viagens

A proposta, publicada no Federal Register como "Regulation for Federal Financial Assistance", revisa o 2 CFR Part 200 — conhecido no mundo da pesquisa, das organizações sem fins lucrativos e da contratação governamental como "Uniform Guidance" — o conjunto de regras que rege como mais de 1 trilhão de dólares em subvenções e acordos de cooperação federais são gastos a cada ano Federal Register, 29 de maio de 2026. Entre dezenas de mudanças em como as agências revisam, concedem e auditam subvenções, um item específico fala diretamente com a indústria de reuniões: participar de uma conferência com dinheiro do governo deixaria de ser um uso rotineiro e pré-aprovado dos recursos da subvenção.

O Que a Norma Realmente Muda para a Participação em Conferências

Sob as regras atuais, uma conferência diretamente relacionada a um projeto financiado por subvenção é tratada como um custo de viagem comum e permitido, assim como um voo até um local de trabalho ou uma viagem de pesquisa. A norma proposta elimina essa presunção. Em seu lugar, o texto preliminar afirma que "os custos de participação em conferências são permitidos apenas se a participação na conferência for expressamente aprovada pela agência federal e incluída nos termos e condições da concessão federal", de acordo com resumos publicados por escritórios de advocacia que acompanham a regulamentação Ropes & Gray, "OMB Proposed Revisions to the Uniform Guidance"; McDermott Will & Emery, "OMB Proposes Major Overhaul of Uniform Guidance".

Na prática, isso significa que uma agência precisaria nomear a conferência específica nos termos da concessão antes de os recursos serem liberados, e não depois que uma conferência relevante for anunciada no meio de uma subvenção plurianual, que é como a maior parte das viagens de pesquisa e desenvolvimento da força de trabalho é planejada hoje.

Por Que os Organizadores de MICE Devem Ficar Atentos

Sociedades científicas, conferências de desenvolvimento profissional organizadas por universidades, feiras de desenvolvimento da força de trabalho e feiras comerciais de governos estaduais e municipais dependem de participantes que cobrem viagem e inscrição com recursos de subvenções federais — pesquisadores universitários que apresentam resultados, equipes de programas sem fins lucrativos que participam de conferências de seus pares, e funcionários de agências estaduais em feiras onde buscam novos fornecedores e tecnologias. Se as instituições desses participantes não puderem mais contar com recursos de subvenção para uma conferência que não estava nomeada de antemão na concessão, alguns simplesmente não terão financiamento para participar, ou precisarão de aprovações que levam muito mais tempo do que um prazo de inscrição típico permite. A Skift Meetings, o primeiro veículo a ligar essa norma à indústria de reuniões, colocou a questão sem rodeios: a mudança significaria que uma agência federal decide, conferência por conferência, quem de um projeto financiado por subvenção pode participar Skift Meetings, 22 de junho de 2026.

A Indústria Está Reagindo

A Exhibitions & Conferences Alliance (ECA), a coalizão sediada em Washington D.C. de associações comerciais e profissionais dos EUA que representa a indústria de exposições e eventos de negócios, opôs-se formalmente à disposição sobre conferências em comentários enviados à OMB. O argumento da ECA, segundo relatado pela TSNN, é que exigir aprovação prévia antes de a concessão ser finalizada cria o maior atrito exatamente nas situações em que a flexibilidade mais importa: conferências anunciadas ou que se tornam relevantes depois que um projeto já está em andamento. O ônus, diz a ECA, recai com mais força sobre organizações menores que não têm recursos discricionários para cobrir uma conferência fora do orçamento da subvenção TSNN, "ECA Sounds Alarm on OMB Proposal Targeting Meetings, Conferences and Event Services". A Trade Show Executive publicou um guia para que profissionais de eventos enviem seus próprios comentários antes do prazo Trade Show Executive, "U.S. OMB Proposal Could Impact Events Industry: How to Get Involved".

A disposição não se limita à viagem dos participantes. Os comentários da ECA também apontam uma linguagem que restringiria quais custos relacionados a eventos — incluindo segurança, controle de multidões e outro suporte logístico — são permitidos quando vinculados a uma subvenção ou acordo de cooperação financiado com recursos federais, uma disposição que atinge diretamente sedes e prestadores de serviços de eventos, não apenas as instituições que os contratam.

Uma Disputa Política Maior ao Fundo

A disposição sobre conferências faz parte de uma reescrita muito mais disputada: a mesma proposta exigiria que autoridades políticas nomeadas nas agências federais aprovassem pessoalmente cada concessão de pesquisa, uma mudança que gerou cobertura contínua e oposição da comunidade científica, incluindo a Scientific American, a Inside Higher Ed e associações universitárias de pesquisa Scientific American, "White House proposes new rules giving political appointees final approval on research grants"; Inside Higher Ed, "Comments Flood OMB Proposal on Political Control of Grants", 7 de julho de 2026. Essa disputa maior gerou uma resposta pública incomumente grande: o processo da OMB havia recebido cerca de 30.000 comentários semanas após a proposta, e já havia ultrapassado 90.000 quando a Inside Higher Ed noticiou o assunto no início de julho — um volume que mostra quantas instituições, além da indústria de eventos, têm interesse no resultado.

O Que Fazer Antes de 13 de Julho

Conheça sua exposição. Se sua conferência, congresso ou feira atrai inscritos de universidades, agências federais, laboratórios nacionais ou governos estaduais e municipais, uma parcela relevante deles pode estar participando hoje com recursos de subvenção sob a norma atual, mais permissiva.

Converse já com seus participantes financiados por subvenções. Gestores de programas e administradores de subvenções nas instituições parceiras precisam de tempo para conseguir que uma conferência específica seja nomeada nos termos da concessão; esperar a norma entrar em vigor será tarde demais para quem já tiver a concessão assinada.

Envie um comentário se tiver interesse legítimo. O processo OMB-2026-0034 está aberto no regulations.gov até 13 de julho de 2026 Regulations.gov, processo OMB-2026-0034; associações e organizadores de conferências com membros financiados por subvenções podem contribuir com sua própria visão sobre o impacto operacional.

Fique atento à norma final, não apenas à proposta. Nada aqui é definitivo ainda. A OMB precisa revisar os comentários recebidos, e a data de entrada em vigor, atualmente proposta para 1º de outubro de 2026, para coincidir com o início do ano fiscal federal, ainda pode mudar.

Principais Conclusões

• Em 29 de maio de 2026, a OMB publicou uma norma proposta no Federal Register revisando o 2 CFR Part 200 (a "Uniform Guidance"), que rege mais de 1 trilhão de dólares em subvenções e acordos de cooperação federais por ano.
• A proposta elimina a presunção vigente de que os custos de conferências ligados ao trabalho de uma subvenção são permitidos, substituindo-a pela exigência de que a participação seja "expressamente aprovada pela agência federal e incluída nos termos e condições da concessão federal".
• Os comentários públicos estão abertos até 13 de julho de 2026 no processo OMB-2026-0034; a data de entrada em vigor proposta é 1º de outubro de 2026, para concessões do ano fiscal de 2027.
• O processo da OMB recebeu cerca de 30.000 comentários semanas após sua publicação e havia ultrapassado 90.000 no início de julho, segundo a Inside Higher Ed.
• A Exhibitions & Conferences Alliance (ECA) se opôs formalmente à disposição de aprovação de conferências, alertando que ela atingirá com mais força as organizações menores e dependentes de subvenções.
• A norma também limitaria quais custos relacionados a eventos, incluindo segurança e controle de multidões, são permitidos sob subvenções financiadas com recursos federais, uma disposição que atinge diretamente sedes e prestadores de serviços de eventos.
• Organizações de MICE com bases de participantes ligadas a subvenções federais de pesquisa ou desenvolvimento da força de trabalho nos EUA devem sinalizar o risco aos inscritos afetados desde já e considerar o envio de um comentário antes do prazo.

Fontes de dados: Federal Register — Regulation for Federal Financial Assistance, 29 de maio de 2026, Ropes & Gray — OMB Proposed Revisions to the Uniform Guidance, McDermott Will & Emery — OMB Proposes Major Overhaul of Uniform Guidance, Skift Meetings — The White House Wants to Approve Your Conference Attendance, 22 de junho de 2026, TSNN — ECA Sounds Alarm on OMB Proposal Targeting Meetings, Conferences and Event Services, Trade Show Executive — U.S. OMB Proposal Could Impact Events Industry: How to Get Involved, Scientific American — White House proposes new rules giving political appointees final approval on research grants, Inside Higher Ed — Comments Flood OMB Proposal on Political Control of Grants, 7 de julho de 2026, Regulations.gov — Processo OMB-2026-0034.