A IA Está Realmente Mudando Como os Organizadores de Eventos Buscam Sedes em 2026?

Desde que o sourcing existe como função dentro do planejamento de eventos, a solicitação de proposta (RFP) tem sido a parte de que os planejadores mais reclamam: digitar de novo as mesmas especificações do evento em uma dúzia de portais de sedes diferentes, e depois esperar dias até que a equipe comercial de um hotel responda. A nova pesquisa de sourcing da Cvent se propôs a medir se a inteligência artificial realmente começou a mudar esse cenário em 2026, em vez de aparecer só na apresentação de marketing de cada fornecedor. A Cvent se associou à Censuswide para entrevistar 1.650 planejadores profissionais na América do Norte, América Latina, Europa, Ásia, Austrália e Oriente Médio e África, e os resultados mostram uma adoção mais avançada do que sugeriria o ceticismo habitual de corredor de conferência sobre IA no sourcing.

Como os Planejadores Estão Realmente Usando IA para Buscar Sedes

Três em cada quatro planejadores, 75%, disseram à Cvent que já usam IA em alguma parte da busca por sedes. É uma categoria ampla, e o relatório a detalha nas tarefas que os planejadores realmente delegaram: pesquisar e pré-selecionar sedes, redigir e otimizar a própria RFP, comparar as propostas quando chegam, e automatizar a troca de comunicação com as equipes comerciais. Nenhuma dessas tarefas exige que um computador percorra um salão de festas ou negocie uma tarifa, e é provavelmente por isso que a adoção avançou tão rápido. São as partes do sourcing que sempre foram mecânicas, só que lentas, e delegá-las a um software libera os planejadores para dedicar essas horas economizadas ao que ainda precisa de uma pessoa: ler nas entrelinhas de uma proposta, construir o relacionamento com a sede, ou visitar o espaço pessoalmente antes de assinar.

Um Processo Estruturado Ainda Supera a Improvisação

A descoberta mais interessante do relatório talvez seja que a adoção de IA e a disciplina de processo avançam juntas, em vez de uma substituir a outra. 88% dos planejadores dizem seguir um processo de sourcing definido para pelo menos alguns dos seus eventos, e 97% desse grupo diz que é a própria estrutura, não nenhuma ferramenta específica, que economiza tempo e dinheiro. A Cvent também colocou um número nisso: 42% dos planejadores que seguem um processo estruturado relatam economias de custo entre 10% e 30%, e 40% relatam economias de tempo nessa mesma faixa. Lidos em conjunto, os dados argumentam contra tratar a IA como um atalho para pular o processo. Os planejadores que mais aproveitam as ferramentas de IA são os que já rodam um processo de RFP disciplinado, e usam a IA para executá-lo mais rápido, não para pular etapas.

Os Planejadores Também Estão Ampliando a Busca por Sedes

O sourcing não está só ficando mais rápido, está ficando mais amplo também. 48% dos planejadores disseram à Cvent que agora buscam espaços que não são hotéis, cinemas, bares, campos de golfe e sedes semelhantes, para construir eventos mais distintos, com esse apetite ainda maior em alguns mercados europeus: 57% na Holanda e 55% no Reino Unido. Vale cruzar esse dado com os números de adoção de IA, porque uma busca por sedes mais ampla e menos padronizada é exatamente o tipo de busca para a qual as ferramentas assistidas por IA são feitas: organizar propriedades que nunca apareceriam na lista curta habitual de redes hoteleiras conhecidas de um planejador. Isso também combina com a pressão de custos que o mesmo relatório mostra: 72% dos planejadores esperam que as despesas dos seus eventos subam até 20% em relação a 2025, e 69% esperam que os próprios orçamentos subam em uma margem parecida, o que está empurrando mais planejadores a olhar além do salão de hotel padrão em busca de valor.

A Aposta da Própria Cvent: uma Pré-seleção com IA que Se Explica

A Cvent não está só medindo a mudança, também está construindo para ela. No Cvent Connect, realizado em Nashville em julho, a empresa apresentou mais de 70 atualizações de produto ligadas a um investimento planejado de 1 bilhão de dólares ao longo de vários anos em desenvolvimento de produto e IA, construído em torno do que agora chama de CventIQ, um motor de IA que a empresa diz se apoiar em mais de 25 anos de dados próprios de eventos. Uma dessas atualizações, uma ferramenta de Recomendações de Sedes com IA dentro do Cvent Assistant, permite que o planejador descreva um evento em linguagem simples, cidade, número de participantes, configuração de sala, quantidade de sessões, ambiente geral, e receba de volta uma pré-seleção curada, extraída das cerca de 340 mil propriedades da Cvent Supplier Network, com cada recomendação acompanhada de uma explicação de por que foi incluída. A Cvent mira um lançamento no terceiro trimestre de 2026, o que coloca a função chegando bem por estes dias, e a empresa diz que as recomendações devem melhorar com o tempo, à medida que aprendem com o próprio histórico de sourcing de cada planejador.

O Que Isso Significa Para Sua Próxima RFP

Se a sua equipe ainda não usou IA no sourcing, os dados sugerem que ela já está na minoria, e os planejadores que estão na frente não estão usando a IA para cortar caminho no processo, estão usando dentro de um processo estruturado que já vinham seguindo. Antes de entregar sua RFP a uma ferramenta, garanta que o processo ao redor dela esteja realmente definido: o que conta como um briefing completo, quem revisa as sedes pré-selecionadas, como as propostas são comparadas. Essa estrutura é o que o número de 97% está de fato recompensando. E se o seu programa vem se apoiando nas mesmas redes de hotel de sempre, este é um bom momento para ampliar a rede. Seja usando o novo assistente da Cvent ou a versão de outra plataforma para a mesma ideia, uma primeira triagem mais ampla e assistida por IA em sedes pouco familiares custa muito pouco tempo e, segundo esses dados, tem uma chance real de encontrar algo que uma busca manual teria deixado passar.

Principais Conclusões

• O Relatório Global de Sourcing de Planejadores 2026 da Cvent, baseado em uma pesquisa da Censuswide com 1.650 planejadores na América do Norte, América Latina, Europa, Ásia, Austrália e Oriente Médio e África, constatou que 75% já usam IA em alguma parte da busca por sedes.
• Os planejadores se apoiam na IA principalmente para pesquisar e pré-selecionar sedes, redigir e otimizar RFPs, comparar propostas e automatizar a comunicação com as equipes comerciais, não para o lado relacional ou de visitas ao local do sourcing.
• 88% seguem um processo de sourcing definido para pelo menos alguns eventos, e 97% desse grupo diz que o processo em si economiza tempo e dinheiro, com 42% relatando economias de custo entre 10% e 30% e 40% relatando economias de tempo semelhantes.
• 48% dos planejadores agora buscam sedes que não são hotéis, número que sobe para 57% na Holanda e 55% no Reino Unido, enquanto 72% esperam que os custos dos seus eventos subam até 20% em relação a 2025.
• A Cvent apresentou uma ferramenta de Recomendações de Sedes com IA no Cvent Connect 2026 em julho, construída sobre seu motor CventIQ e uma base de dados de cerca de 340 mil propriedades, com lançamento previsto para o terceiro trimestre de 2026.

Fontes de dados: Cvent, How Venue Sourcing is Changing in 2026: Data From 1,650 Event Planners, Cvent, The Big Shifts in Global Planner Sourcing You Need to Know, Hospitality Net, Big Shifts in Global Planner Sourcing for Meetings and Events, BizBash, Cvent's 2026 Planner Sourcing Report, Cvent, Cvent Unveils More Than 70 Product Innovations at Cvent CONNECT 2026, Backed by $1 Billion Technology Investment, Cvent Release Notes, AI Sourcing Platform (formerly "Venue Recommendations").