De 10 Pessoas para 3: Como a A1 Operou um Evento de 1.500 Participantes Sem Planilhas

A maioria dos casos de sucesso de software compara um cliente com um "antes" idealizado. Este compara o mesmo evento com ele mesmo. Em 2024, a travel management company A1 organizou a logística de cerca de 1.500 participantes em um dos maiores eventos de marketing do Brasil, tocando toda a operação em planilhas. Em 2025 o evento se repetiu, na mesma escala, e a A1 o operou no Pypo. Mesmo cliente, os mesmos meses de trabalho, uma semana anterior completamente diferente.

Nove Meses, Quatro Planilhas em Paralelo

O projeto de 2024 não começou em novembro. Começou em fevereiro, quando o orçamento foi aberto. Os bloqueios de apartamentos em três hotéis foram feitos em março. As emissões de passagens aéreas começaram em agosto. O evento aconteceu em novembro.

São nove meses de orçamento vivo: cotações chegando, serviços aprovados, números se mexendo, e uma planilha em algum lugar que precisava ser avisada de cada um deles. Ao lado dela estavam a lista de participantes, o arquivo de voos, o rooming list e a programação de transfers. Cada um correto por si só. Nenhum ciente dos outros.

O trabalho não era digitar dados. O trabalho era conciliar. Cada alteração em um arquivo gerava retrabalho em outros três, e a única coisa que mantinha os quatro juntos era a atenção de alguém.

Orçamento, participantes, voos, distribuição de quartos, definição de transfers. Manter tudo isso em pé, nas palavras da própria A1, era como o trabalho de um equilibrista: um desequilíbrio em qualquer ponto e o número informado ontem já não era verdade.

A comunicação com o cliente corria por WhatsApp e threads de e-mail. Decisões eram tomadas e aprovações eram dadas, e as duas coisas viviam em uma conversa, não no arquivo que elas afetavam.

A Semana Anterior: Dez Pessoas, Milhares de Voos

Por ser um projeto longo, de vários meses, a equipe da A1 foi flutuante: poucas pessoas em trechos longos e mais gente quando um prazo se aproximava. Nas semanas anteriores ao evento, chegou a um pico de dez.

Dez pessoas reconfirmando milhares de voos. Dez pessoas checando, nome por nome, se nenhum participante estava prestes a pousar em uma cidade sem quarto de hotel ou sem transfer esperando. Essa checagem precisa ser exaustiva, porque o modo de falha não é uma mensagem de erro na tela. É uma pessoa parada em um aeroporto à meia-noite.

O evento foi bem entregue. Também foi exaustivo, e o cansaço não vinha do evento. Vinha das planilhas por baixo dele.

2025: O Mesmo Evento, Com Tudo Amarrado

Em 2025 o evento se repetiu. Os mesmos meses de preparação, o mesmo ciclo de orçamento, a mesma janela de emissões, as mesmas checagens. O que mudou é que tudo ficou amarrado dentro do Pypo.

O orçamento se atualiza sozinho. Cada serviço aprovado escreve direto no orçamento, então o número na tela é o número da última aprovação, não o da última vez que alguém lembrou de atualizar uma célula.

Os serviços de viagem pertencem a pessoas. Um voo, um quarto e um transfer não são linhas em três arquivos separados: eles ficam pendurados no participante a quem pertencem. Quem está sem um deles aparece como uma lacuna visível, em vez de ser descoberto num cruzamento manual na última semana.

Os voos atualizam ao vivo. O status de voo em tempo real transformou a gestão de transfers de adivinhação em operação: quando um voo de chegada muda, o transfer ligado a ele muda junto, antes que alguém fique esperando no meio-fio.

Três Pessoas no Auge

No auge da entrega em 2025, a equipe da A1 no evento era de três pessoas. As outras sete não ficaram paradas. Estavam atuando em outros eventos. Essa é a parte do número que importa comercialmente: a mesma operação entregue com muito menos capacidade da agência presa em trabalho de conciliação.

"Nossa comparação de produtividade mais clara com o Pypo foi um evento com cerca de 1.500 participantes. Em 2024, dez pessoas da nossa equipe passaram toda a semana anterior ao evento para manter tudo sob controle em planilhas. Em 2025, realizamos o mesmo evento com três pessoas usando o Pypo. O ganho de controle e produtividade é notável."

Daniela Mazzochi — Diretora de Operações, a1.com.vc

Para a A1, a segunda edição foi a que veio sem o receio de fundo: sem estresse, sem calafrios por um número que podia ter ficado desatualizado, sem medo de perder algo no emaranhado de planilhas.

O Que Mudou de Fato

Nada no evento ficou mais fácil. Os mesmos 1.500 participantes, os mesmos três hotéis, os mesmos nove meses de preparação, os mesmos milhares de trechos aéreos. O que mudou foi onde a verdade morava.

Nas planilhas, a verdade estava espalhada por quatro arquivos mais a memória de uma pessoa sobre qual deles estava atualizado. No Pypo, ela fica em um lugar só e se atualiza sozinha conforme o trabalho acontece. A diferença entre dez pessoas e três é o que se deixa de pagar quando o trabalho de conciliação desaparece.

Principais Conclusões

• A A1, uma travel management company, organizou a logística de cerca de 1.500 participantes em um dos maiores eventos de marketing do Brasil duas vezes: em 2024 com planilhas e em 2025 com o Pypo. Mesmo evento, mesma escala, duas operações diferentes.
• O projeto dura cerca de nove meses: orçamento a partir de fevereiro, bloqueios de apartamentos em três hotéis a partir de março, emissões de passagens a partir de agosto, evento em novembro.
• Em 2024, conciliar orçamento, participantes, voos, quartos e transfers entre arquivos separados gerava retrabalho constante, e a equipe chegou a um pico de dez pessoas na semana anterior ao evento, reconfirmando milhares de voos e checando participante por participante se faltava quarto ou transfer na chegada.
• Em 2025, o orçamento se atualizava automaticamente a cada serviço aprovado, cada serviço de viagem ficava vinculado ao participante a quem pertencia, e o acompanhamento de voos ao vivo orientava as decisões de transfer.
• A equipe no auge de 2025 foi de três pessoas, liberando as outras sete para outros eventos, um ganho de produtividade que a diretora de operações da A1 classifica como notável.

Publicado com autorização da A1. O cliente final e o evento não são nomeados.