¿Una Nueva Norma de Subvenciones Federales Restringirá Quién Puede Asistir a las Conferencias en EE. UU.?

Todo organizador de conferencias que trabaja con agencias gubernamentales, universidades de investigación o sociedades profesionales ha dado por sentado un supuesto silencioso: si una subvención cubre el viaje y la conferencia es relevante para el trabajo financiado, la inscripción y el pasaje aéreo se reembolsan sin mayor trámite. El 29 de mayo de 2026, la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB) de la Casa Blanca propuso eliminar ese supuesto — y dentro de una reescritura de las normas que rigen las subvenciones federales se esconde una disposición que podría determinar cuáles de sus inscritos financiados por subvenciones realmente lleguen a asistir.

Una Reescritura Profunda de Cómo las Subvenciones Federales Pagan los Viajes

La propuesta, publicada en el Federal Register como "Regulation for Federal Financial Assistance", revisa el 2 CFR Part 200 — conocido en el mundo de la investigación, las organizaciones sin fines de lucro y la contratación gubernamental como la "Uniform Guidance" — el conjunto de normas que rige cómo se gastan más de 1 billón de dólares en subvenciones y acuerdos de cooperación federales cada año Federal Register, 29 de mayo de 2026. Entre docenas de cambios sobre cómo las agencias revisan, otorgan y auditan las subvenciones, un punto específico habla directamente a la industria de reuniones: asistir a una conferencia con fondos del gobierno dejaría de ser un uso rutinario y preaprobado de los fondos de subvención.

Qué Cambia Realmente la Norma para la Asistencia a Conferencias

Bajo las reglas actuales, una conferencia directamente relacionada con un proyecto financiado por subvención se trata como un costo de viaje ordinario y permitido, igual que un vuelo a un sitio de trabajo o un viaje de investigación. La norma propuesta elimina ese supuesto. En su lugar, el texto preliminar establece que "los costos de asistir a conferencias son permitidos solo si la participación en la conferencia es expresamente aprobada por la agencia federal e incluida en los términos y condiciones de la adjudicación federal", según los resúmenes publicados por bufetes de abogados que siguen de cerca esta normativa Ropes & Gray, "OMB Proposed Revisions to the Uniform Guidance"; McDermott Will & Emery, "OMB Proposes Major Overhaul of Uniform Guidance".

En la práctica, esto significa que una agencia tendría que nombrar la conferencia específica en los términos de la adjudicación antes de que se emitan los fondos, y no después de que se anuncie una conferencia relevante a mitad de una subvención plurianual, que es como se planifica hoy la mayoría de los viajes de investigación y desarrollo de la fuerza laboral.

Por Qué los Organizadores MICE Deben Prestar Atención

Las sociedades científicas, las conferencias de desarrollo profesional organizadas por universidades, las ferias de desarrollo de la fuerza laboral y las ferias comerciales de gobiernos estatales y locales dependen de asistentes que cubren el viaje y la inscripción con fondos de subvenciones federales — investigadores universitarios que presentan resultados, personal de programas sin fines de lucro que asiste a conferencias de pares, y empleados de agencias estatales en ferias donde buscan nuevos proveedores y tecnología. Si las instituciones de esos asistentes ya no pueden contar con fondos de subvención para una conferencia que no estaba nombrada de antemano en la adjudicación, algunos simplemente no tendrán financiamiento para asistir, o necesitarán aprobaciones que tardan mucho más de lo que permite un plazo de inscripción típico. Skift Meetings, el primer medio en vincular esta norma con la industria de reuniones, lo planteó sin rodeos: el cambio significaría que una agencia federal decide, conferencia por conferencia, quién de un proyecto financiado por subvención puede asistir Skift Meetings, 22 de junio de 2026.

La Industria Está Respondiendo

La Exhibitions & Conferences Alliance (ECA), la coalición con sede en Washington D.C. de asociaciones comerciales y profesionales de EE. UU. que representa a la industria de exposiciones y eventos de negocios, se ha opuesto formalmente a la disposición sobre conferencias en los comentarios presentados ante la OMB. El argumento de ECA, según reportó TSNN, es que exigir la aprobación previa antes de que se finalice una adjudicación genera la mayor fricción justamente en las situaciones donde más importa la flexibilidad: conferencias que se anuncian o se vuelven relevantes después de que un proyecto ya está en marcha. La carga, dice ECA, recae con más fuerza sobre las organizaciones más pequeñas que no cuentan con fondos discrecionales para cubrir una conferencia fuera del presupuesto de la subvención TSNN, "ECA Sounds Alarm on OMB Proposal Targeting Meetings, Conferences and Event Services". Trade Show Executive publicó una guía para que los profesionales de eventos presenten sus propios comentarios antes del plazo Trade Show Executive, "U.S. OMB Proposal Could Impact Events Industry: How to Get Involved".

La disposición no se limita al viaje de los asistentes. Los comentarios de ECA también señalan un lenguaje que restringiría qué costos relacionados con eventos — incluyendo seguridad, control de multitudes y otro apoyo logístico — son permitidos cuando están vinculados a una subvención o acuerdo de cooperación financiado con fondos federales, una disposición que afecta directamente a las sedes y proveedores de servicios de eventos, no solo a las instituciones que los contratan.

Una Disputa Política Mayor de Fondo

La disposición sobre conferencias forma parte de una reescritura mucho más disputada: la misma propuesta exigiría que altos cargos políticos de las agencias federales aprueben personalmente cada adjudicación de investigación, un cambio que ha generado una cobertura sostenida y oposición de la comunidad científica, incluyendo a Scientific American, Inside Higher Ed y asociaciones universitarias de investigación Scientific American, "White House proposes new rules giving political appointees final approval on research grants"; Inside Higher Ed, "Comments Flood OMB Proposal on Political Control of Grants", 7 de julio de 2026. Esa disputa mayor ha generado una respuesta pública inusualmente grande: el expediente de la OMB había recibido cerca de 30,000 comentarios semanas después de la propuesta, y había superado los 90,000 para cuando Inside Higher Ed informó sobre ello a principios de julio — un volumen que muestra cuántas instituciones, más allá de la industria de eventos, tienen interés en el resultado.

Qué Hacer Antes del 13 de Julio

Conozca su exposición. Si su conferencia, congreso o feria atrae inscritos de universidades, agencias federales, laboratorios nacionales o gobiernos estatales y locales, una parte importante de ellos puede estar asistiendo hoy con fondos de subvención bajo la norma actual, más permisiva.

Hable ya con sus asistentes financiados por subvenciones. Los oficiales de programa y administradores de subvenciones en las instituciones asociadas necesitan tiempo para lograr que una conferencia específica quede nombrada en los términos de la adjudicación; esperar a que la norma entre en vigor será demasiado tarde para quienes ya tengan la adjudicación firmada.

Presente un comentario si tiene interés legítimo. El expediente OMB-2026-0034 está abierto en regulations.gov hasta el 13 de julio de 2026 Regulations.gov, expediente OMB-2026-0034; las asociaciones y organizadores de conferencias con miembros financiados por subvenciones pueden aportar su propia perspectiva sobre el impacto operativo.

Esté atento a la norma final, no solo a la propuesta. Nada de esto es definitivo todavía. La OMB debe revisar los comentarios que reciba, y la fecha de entrada en vigor, actualmente propuesta para el 1 de octubre de 2026 para coincidir con el inicio del año fiscal federal, todavía podría cambiar.

Puntos Clave

• El 29 de mayo de 2026, la OMB publicó una norma propuesta en el Federal Register que revisa el 2 CFR Part 200 (la "Uniform Guidance"), que rige más de 1 billón de dólares en subvenciones y acuerdos de cooperación federales cada año.
• La propuesta elimina el supuesto vigente de que los costos de conferencias vinculados al trabajo de una subvención son permitidos, y lo reemplaza con el requisito de que la participación sea "expresamente aprobada por la agencia federal e incluida en los términos y condiciones de la adjudicación federal".
• Los comentarios públicos están abiertos hasta el 13 de julio de 2026 en el expediente OMB-2026-0034; la fecha de entrada en vigor propuesta es el 1 de octubre de 2026, para las adjudicaciones del año fiscal 2027.
• El expediente de la OMB recibió cerca de 30,000 comentarios semanas después de su publicación y había superado los 90,000 a principios de julio, según Inside Higher Ed.
• La Exhibitions & Conferences Alliance (ECA) se ha opuesto formalmente a la disposición de aprobación de conferencias, advirtiendo que golpeará con más fuerza a las organizaciones más pequeñas y dependientes de subvenciones.
• La norma también limitaría qué costos relacionados con eventos, incluyendo seguridad y control de multitudes, son permitidos bajo subvenciones financiadas con fondos federales, una disposición que afecta directamente a sedes y proveedores de servicios de eventos.
• Las organizaciones MICE con bases de asistentes vinculadas a subvenciones federales de investigación o desarrollo de la fuerza laboral en EE. UU. deberían advertir el riesgo a los inscritos afectados desde ahora y considerar presentar un comentario antes del plazo.

Fuentes de datos: Federal Register — Regulation for Federal Financial Assistance, 29 de mayo de 2026, Ropes & Gray — OMB Proposed Revisions to the Uniform Guidance, McDermott Will & Emery — OMB Proposes Major Overhaul of Uniform Guidance, Skift Meetings — The White House Wants to Approve Your Conference Attendance, 22 de junio de 2026, TSNN — ECA Sounds Alarm on OMB Proposal Targeting Meetings, Conferences and Event Services, Trade Show Executive — U.S. OMB Proposal Could Impact Events Industry: How to Get Involved, Scientific American — White House proposes new rules giving political appointees final approval on research grants, Inside Higher Ed — Comments Flood OMB Proposal on Political Control of Grants, 7 de julio de 2026, Regulations.gov — Expediente OMB-2026-0034.