¿La IA Está Realmente Cambiando Cómo los Organizadores de Eventos Buscan Sedes en 2026?

Desde que el sourcing existe como función dentro de la planificación de eventos, la solicitud de propuesta (RFP) ha sido la parte que más quejas genera entre los planificadores: volver a escribir las mismas especificaciones del evento en una docena de portales de sedes distintos, y luego esperar días a que el equipo comercial de un hotel responda. La nueva investigación de sourcing de Cvent se propuso medir si la inteligencia artificial realmente empezó a cambiar ese panorama en 2026, en lugar de aparecer solo en la presentación de marketing de cada proveedor. Cvent se asoció con Censuswide para encuestar a 1.650 planificadores profesionales en Norteamérica, Latinoamérica, Europa, Asia, Australia y Medio Oriente y África, y los resultados muestran una adopción más avanzada de lo que sugeriría el escepticismo habitual de pasillo de conferencia sobre la IA en el sourcing.

Cómo Están Usando Realmente los Planificadores la IA para Buscar Sedes

Tres de cada cuatro planificadores, el 75 por ciento, le dijeron a Cvent que ya usan IA en alguna parte de la búsqueda de sedes. Es una categoría amplia, y el informe la desglosa en las tareas que los planificadores realmente delegaron: buscar y preseleccionar sedes, redactar y optimizar la RFP en sí, comparar las ofertas una vez que llegan, y automatizar el ida y vuelta de comunicación con los equipos comerciales. Ninguna de esas tareas requiere que una computadora recorra un salón de baile o negocie una tarifa, y es probablemente por eso que la adopción avanzó tan rápido. Son las partes del sourcing que siempre fueron mecánicas, solo que lentas, y delegarlas en software libera a los planificadores para dedicar esas horas ganadas a lo que todavía necesita a una persona: leer entre líneas de una propuesta, construir la relación con la sede, o recorrer el espacio en persona antes de firmar.

Un Proceso Estructurado Sigue Superando a la Improvisación

El hallazgo más interesante del informe puede ser que la adopción de IA y la disciplina de proceso avanzan juntas, en lugar de que una reemplace a la otra. El 88 por ciento de los planificadores dice seguir un proceso de sourcing definido para al menos algunos de sus eventos, y el 97 por ciento de ese grupo dice que es la estructura misma, no ninguna herramienta en particular, lo que le ahorra tiempo y dinero. Cvent también le puso un número a eso: el 42 por ciento de los planificadores que siguen un proceso estructurado reporta ahorros de costos de entre el 10 y el 30 por ciento, y el 40 por ciento reporta ahorros de tiempo en ese mismo rango. Leídos en conjunto, los datos argumentan en contra de tratar la IA como un atajo para saltarse el proceso. Los planificadores que más aprovechan las herramientas de IA son los que ya corren un proceso de RFP disciplinado, y usan la IA para ejecutarlo más rápido, no para saltarse pasos.

Los Planificadores También Están Ampliando la Búsqueda de Sedes

El sourcing no solo se está volviendo más rápido, también más amplio. El 48 por ciento de los planificadores le dijo a Cvent que ahora busca espacios que no son hoteles, cines, bares, campos de golf y sedes similares, para construir eventos más distintivos, con ese apetito todavía más alto en algunos mercados europeos: 57 por ciento en los Países Bajos y 55 por ciento en el Reino Unido. Vale la pena cruzar ese dato con las cifras de adopción de IA, porque una búsqueda de sedes más amplia y menos estandarizada es exactamente el tipo de búsqueda para el que están hechas las herramientas asistidas por IA: ordenar propiedades que nunca aparecerían en la lista corta habitual de cadenas hoteleras conocidas de un planificador. Esto también encaja con la presión de costos que muestra el mismo informe: el 72 por ciento de los planificadores espera que los gastos de sus eventos suban hasta un 20 por ciento respecto a 2025, y el 69 por ciento espera que sus propios presupuestos suban en un margen similar, lo que está empujando a más planificadores a mirar más allá del salón de hotel por defecto en busca de valor.

La Apuesta Propia de Cvent: una Preselección con IA que Se Explica a Sí Misma

Cvent no solo está midiendo el cambio, también está construyendo para él. En Cvent Connect, celebrado en Nashville este julio, la empresa presentó más de 70 actualizaciones de producto ligadas a una inversión planificada de mil millones de dólares a varios años en desarrollo de producto e IA, construida alrededor de lo que ahora llama CventIQ, un motor de IA que la empresa dice que se apoya en más de 25 años de sus propios datos de eventos. Una de esas actualizaciones, una herramienta de Recomendaciones de Sedes impulsada por IA dentro del Cvent Assistant, le permite a un planificador describir un evento en lenguaje simple, ciudad, número de asistentes, configuración de sala, cantidad de sesiones, ambiente general, y recibir a cambio una preselección curada extraída de las aproximadamente 340.000 propiedades de la Cvent Supplier Network, con cada recomendación acompañada de una explicación de por qué fue incluida. Cvent apunta a un lanzamiento en el tercer trimestre de 2026, lo que ubica a la función llegando justo por estos días, y la empresa dice que las recomendaciones están pensadas para mejorar con el tiempo a medida que aprenden del propio historial de sourcing de cada planificador.

Qué Significa Esto Para Su Próxima RFP

Si su equipo todavía no tocó la IA en el sourcing, los datos sugieren que ya está en minoría, y los planificadores que le llevan la delantera no la están usando para atajar el proceso, la están usando dentro de un proceso estructurado que ya venían corriendo. Antes de entregarle su RFP a una herramienta, asegúrese de que el proceso alrededor esté realmente definido: qué cuenta como un brief completo, quién revisa las sedes preseleccionadas, cómo se comparan las ofertas. Esa estructura es lo que realmente está premiando la cifra del 97 por ciento. Y si su programa viene apoyándose en las mismas cadenas de hotel de siempre, este es un buen momento para ampliar la red. Ya sea que use el nuevo asistente de Cvent o la versión de otra plataforma de la misma idea, una primera pasada más amplia y asistida por IA por sedes poco familiares le cuesta muy poco tiempo y, según estos datos, tiene una probabilidad real de encontrar algo que una búsqueda manual habría pasado por alto.

Puntos Clave

• El Informe de Sourcing Global de Planificadores 2026 de Cvent, basado en una encuesta de Censuswide a 1.650 planificadores en Norteamérica, Latinoamérica, Europa, Asia, Australia y Medio Oriente y África, encontró que el 75 por ciento ya usa IA en alguna parte de la búsqueda de sedes.
• Los planificadores se apoyan en la IA sobre todo para buscar y preseleccionar sedes, redactar y optimizar RFPs, comparar ofertas y automatizar la comunicación con los equipos comerciales, no para el lado relacional o de visitas de sitio del sourcing.
• El 88 por ciento sigue un proceso de sourcing definido para al menos algunos eventos, y el 97 por ciento de ese grupo dice que el proceso en sí ahorra tiempo y dinero, con el 42 por ciento reportando ahorros de costos de entre 10 y 30 por ciento y el 40 por ciento reportando ahorros de tiempo similares.
• El 48 por ciento de los planificadores ahora busca sedes que no son hoteles, una cifra que sube a 57 por ciento en los Países Bajos y 55 por ciento en el Reino Unido, mientras el 72 por ciento espera que los costos de sus eventos suban hasta un 20 por ciento respecto a 2025.
• Cvent presentó una herramienta de Recomendaciones de Sedes con IA en Cvent Connect 2026 en julio, construida sobre su motor CventIQ y una base de datos de aproximadamente 340.000 propiedades, con lanzamiento previsto para el tercer trimestre de 2026.

Fuentes de datos: Cvent, How Venue Sourcing is Changing in 2026: Data From 1,650 Event Planners, Cvent, The Big Shifts in Global Planner Sourcing You Need to Know, Hospitality Net, Big Shifts in Global Planner Sourcing for Meetings and Events, BizBash, Cvent's 2026 Planner Sourcing Report, Cvent, Cvent Unveils More Than 70 Product Innovations at Cvent CONNECT 2026, Backed by $1 Billion Technology Investment, Cvent Release Notes, AI Sourcing Platform (formerly "Venue Recommendations").