De 10 Personas a 3: Cómo A1 Operó un Evento de 1.500 Asistentes Sin Hojas de Cálculo
En 2024, la travel management company A1 gestionó la logística de cerca de 1.500 asistentes en uno de los mayores eventos de marketing de Brasil con hojas de cálculo: nueve meses de control presupuestario y un pico de diez personas la semana previa a la apertura de puertas. En 2025 el mismo evento volvió con la misma escala, y A1 lo operó en Pypo con tres. Esto es lo que cambió entre uno y otro.
La mayoría de los casos de éxito de software comparan a un cliente con un "antes" idealizado. Este compara el mismo evento consigo mismo. En 2024, la travel management company A1 gestionó la logística de cerca de 1.500 asistentes en uno de los mayores eventos de marketing de Brasil, operando todo con hojas de cálculo. En 2025 el evento volvió, con la misma escala, y A1 lo operó en Pypo. Mismo cliente, los mismos meses de trabajo, una semana previa muy distinta.
Nueve Meses, Cuatro Hojas de Cálculo en Paralelo
El proyecto de 2024 no empezó en noviembre. Empezó en febrero, cuando se abrió el presupuesto. Los bloqueos de habitaciones en tres hoteles se hicieron en marzo. La emisión de pasajes aéreos comenzó en agosto. El evento se realizó en noviembre.
Son nueve meses de presupuesto vivo: cotizaciones que llegan, servicios aprobados, números que se mueven, y una hoja de cálculo en algún lugar a la que había que avisarle de cada uno de ellos. Al lado estaban la lista de asistentes, el archivo de vuelos, el rooming list y la programación de traslados. Cada uno exacto por su cuenta. Ninguno enterado de los otros.
El trabajo no era cargar datos. El trabajo era conciliar. Cada cambio en un archivo generaba retrabajo en otros tres, y lo único que mantenía unidos a los cuatro era la atención de alguien.
Presupuesto, asistentes, vuelos, distribución de habitaciones, asignación de traslados. Mantener todo eso en pie, según la propia descripción de A1, era un trabajo de equilibrista: un tambaleo en cualquier punto y el número reportado ayer ya no era cierto.
La comunicación con el cliente iba por hilos de WhatsApp y cadenas de correo. Se tomaban decisiones y se daban aprobaciones, y ambas vivían en una conversación en lugar de en el archivo al que afectaban.
La Semana Previa: Diez Personas, Miles de Vuelos
Como el proyecto se extendía por tantos meses, el equipo de A1 asignado fue variable: unas pocas personas durante tramos largos y más cuando caía una fecha límite. En las semanas previas al evento llegó a un pico de diez.
Diez personas reconfirmando miles de vuelos. Diez personas verificando, nombre por nombre, que ningún asistente estuviera a punto de aterrizar en una ciudad sin habitación de hotel o sin traslado esperándolo. Esa verificación tiene que ser exhaustiva, porque el modo de falla no es un mensaje de error en una pantalla. Es una persona parada en un aeropuerto a medianoche.
El evento se entregó bien. También fue agotador, y el agotamiento no venía del evento. Venía de las hojas de cálculo que había debajo.
2025: El Mismo Evento, Con Todo Amarrado
En 2025 el evento se repitió. Los mismos meses de preparación, el mismo ciclo presupuestario, la misma ventana de emisión, las mismas verificaciones. Lo que cambió es que todo quedó amarrado dentro de Pypo.
El presupuesto se actualiza solo. Cada servicio aprobado se escribe directamente en el presupuesto, así que el número en pantalla es el número a la última aprobación, no a la última vez que alguien se acordó de actualizar una celda.
Los servicios de viaje pertenecen a personas. Un vuelo, una habitación y un traslado no son filas en tres archivos distintos: cuelgan del asistente al que pertenecen. A quien le falta uno aparece como un hueco visible, en vez de descubrirse en un cruce manual en la última semana.
Los vuelos se actualizan en vivo. El estado de vuelo en tiempo real convirtió la gestión de traslados de un juego de adivinanzas en una operación: cuando un vuelo de llegada se mueve, el traslado atado a él se mueve con él, antes de que alguien quede esperando en la vereda.
Tres Personas en el Pico
En el punto máximo de la entrega de 2025, el equipo de A1 en el evento era de tres personas. Las otras siete no estaban ociosas. Estaban operando otros eventos. Esa es la parte del número que importa comercialmente: la misma operación entregada con mucha menos capacidad de la agencia inmovilizada en tareas de conciliación.
«Nuestra comparación de productividad más clara con Pypo fue un evento con cerca de 1.500 asistentes. En 2024, diez personas de nuestro equipo necesitaron toda la semana previa al evento para mantener todo bajo control en hojas de cálculo. En 2025, hicimos el mismo evento con tres personas usando Pypo. La ganancia en control y productividad es notable.»
Daniela Mazzochi — Directora de Operaciones, a1.com.vc
Para A1, la segunda vuelta fue la que no tuvo ese temor de fondo: sin sudor frío por un número que podría haber quedado desactualizado, sin miedo a que algo se perdiera en silencio en la maraña de hojas de cálculo.
Qué Cambió Realmente
Nada del evento se volvió más fácil. Los mismos 1.500 asistentes, los mismos tres hoteles, los mismos nueve meses de plazo, los mismos miles de tramos aéreos. Lo que cambió es dónde vivía la verdad.
En hojas de cálculo, la verdad estaba repartida entre cuatro archivos más la memoria de una persona sobre cuál estaba vigente. En Pypo está en un solo lugar y se actualiza sola a medida que avanza el trabajo. La diferencia entre diez personas y tres es lo que uno deja de pagar cuando desaparece el trabajo de conciliación.
Puntos Clave
- A1, una travel management company, gestionó la logística de cerca de 1.500 asistentes en uno de los mayores eventos de marketing de Brasil dos veces: en 2024 con hojas de cálculo y en 2025 con Pypo. Mismo evento, misma escala, dos operaciones distintas.
- El proyecto dura unos nueve meses: presupuesto desde febrero, bloqueos de habitaciones en tres hoteles desde marzo, emisión de pasajes desde agosto, evento en noviembre.
- En 2024, conciliar presupuesto, asistentes, vuelos, rooming y traslados entre archivos separados generaba retrabajo constante, y el equipo llegó a un pico de diez personas la semana previa al evento, reconfirmando miles de vuelos y revisando asistente por asistente si faltaba una habitación o un traslado de llegada.
- En 2025, el presupuesto se actualizaba automáticamente con cada servicio aprobado, cada servicio de viaje quedaba vinculado al asistente al que pertenecía, y el seguimiento de vuelos en vivo guiaba las decisiones de traslado.
- El equipo pico de 2025 fue de tres personas, liberando a las otras siete para otros eventos, una ganancia de productividad que la directora de operaciones de A1 califica de notable.
Publicado con autorización de A1. No se nombran el cliente final ni el evento.
Daniel Schaurich
Escrito por
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